對于很多的郵件管理員來說，經(jīng)常談到的話題都是關(guān)于郵件服務(wù)器的架設(shè)、郵件外發(fā)、海外通郵、反垃圾等一系列的郵件問題，但是在郵件歸檔方面，很多企業(yè)都是一片空白：“我們已經(jīng)做郵件備份了，還需要郵件歸檔嗎?”。

　　其實(shí)郵件系統(tǒng)中的郵件備份和郵件歸檔功能看上去效果是一樣，但是兩者在本質(zhì)上卻是有很大區(qū)別。今天小編就帶大家了解一下郵件歸檔和郵件備份到底有何不同。

　　從概念上講：

　　1、郵件歸檔

　　郵件歸檔是指對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實(shí)時(shí)搜索和訪問，主要是針對海量數(shù)據(jù)的應(yīng)用，是對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的遷移和管理，當(dāng)數(shù)據(jù)停止改變或不被頻繁使用時(shí)，通過郵件歸檔系統(tǒng)把他們轉(zhuǎn)移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外。

　　當(dāng)需要時(shí)，可以即時(shí)獲取所需數(shù)據(jù)并快速搜索。為企業(yè)電子郵件的法規(guī)遵從和規(guī)則的執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)了高度集成化，中心化，并可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)測等功能。

　　2、郵件備份

　　備份是指數(shù)據(jù)副本，萬一原始數(shù)據(jù)丟失或者損壞且無法修復(fù)，副本就可用于恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。備份用于保護(hù)正在使用的數(shù)據(jù)。

　　數(shù)據(jù)備份時(shí)間表一般包括：每天的增量備份保留七天，每周的完全備份保留一個(gè)月，每月的完全備份保留一年，最后，一年的完全備份保留七年。一年的完全備份也稱為七年歸檔。

　　這份時(shí)間表存在一個(gè)問題：很難從整個(gè)備份中挑選出需要長期保留的特定文件，因此用戶在使用這種方法時(shí)，最終不得不將整個(gè)備份都打包為大型的“歸檔”。

　　此外，在兩次備份間隔時(shí)間中，如果有些郵件被刪除，這些郵件將永久丟失，并不能在備份中尋找到，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)的丟失。

　　其實(shí)簡單來說，郵件備份和郵件歸檔可以把傳統(tǒng)備份比作照相機(jī)，那郵件歸檔就相當(dāng)于錄像機(jī)。照相機(jī)的復(fù)制是不連續(xù)的，存在著時(shí)間差。而錄像機(jī)對數(shù)據(jù)的復(fù)制則是連續(xù)的，即時(shí)的，可以有效保障數(shù)據(jù)的完整和實(shí)時(shí)性。

　　在了解了其基本概念之后，相信大家對于郵件歸檔和郵件備份都有了一些大體的了解，那么郵件歸檔和備份還有其他不同的地方嗎?

　　郵件數(shù)據(jù)存儲方式

　　通過郵件備份功能備份的郵件，是存儲于一個(gè)指定郵箱的指定文件夾里，通過郵件歸檔功能備份的郵件，是存儲于服務(wù)商的歸檔服務(wù)器里。因此郵件備份功能里的郵件是在一個(gè)單獨(dú)的郵箱中存儲，可以進(jìn)行二次編輯，或通過本地服務(wù)器將這些郵件備份到本地。

　　而郵件歸檔功能里的郵件存儲在服務(wù)商的歸檔服務(wù)器里，不能進(jìn)行二次編輯，只能查看或恢復(fù)，可以有效地保障數(shù)據(jù)的完整性。

　　郵件數(shù)據(jù)保存速度

　　郵件歸檔是對郵件數(shù)據(jù)流進(jìn)行復(fù)制和記錄，郵件數(shù)據(jù)同步收集歸檔，郵件收發(fā)完畢，同時(shí)也歸檔完畢。杜絕了可能出現(xiàn)的信息丟失、原始數(shù)據(jù)被變更篡改、惡意刪除等風(fēng)險(xiǎn)，確保無郵件數(shù)據(jù)缺失等問題。

　　而傳統(tǒng)備份是在郵件產(chǎn)生后對郵件進(jìn)行備份或先備份后發(fā)至郵件服務(wù)器，這兩種技術(shù)都不是實(shí)時(shí)地，存在著存檔的時(shí)間差，不能保證郵件數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

　　法規(guī)遵從度

　　郵件歸檔系統(tǒng)可全面遵從國內(nèi)外各項(xiàng)相關(guān)政策和法規(guī)中關(guān)于郵件數(shù)據(jù)管理規(guī)范的要求，保障長期有效地對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)、查詢調(diào)閱、使電子郵件在企業(yè)機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用合理合法。

　　美國公布的塞班斯法案，要求上市公司保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不少于5年。

　　2018年，公安部718會議發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)安全等級保護(hù)擴(kuò)展要求》也對郵件歸檔做了詳細(xì)的要求。

　　郵件搜索和恢復(fù)

　　郵件備份是為了在意外誤刪除或者數(shù)據(jù)丟失情況下找回之前的文檔，或者在特別的需要情況下找到之前的老舊文檔。那么，如何有效地找到這封郵件，并且快速的提取就是個(gè)問題。

　　僅靠郵件備份創(chuàng)建的簡單搜索標(biāo)簽，并不足以支撐大量的郵件檢索，那么就需要擁有更加高級的郵件歸檔系統(tǒng)，其具備基于內(nèi)容和所有權(quán)的搜索功能，當(dāng)需要查找需要的郵件時(shí)，輸入限制條件，能夠在數(shù)秒內(nèi)迅速查找到所需的郵件。

　　通過以上的描述我們可以發(fā)現(xiàn)，備份更多的是針對系統(tǒng)的安全，保證系統(tǒng)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定性，在意外服務(wù)器當(dāng)機(jī)或者損壞情況下保證業(yè)務(wù)連續(xù)性;而歸檔更多的是針對數(shù)據(jù)方面的安全，在數(shù)據(jù)的完整性，和搜索提取以及應(yīng)用方式方面更勝一籌。

　　并且，因?yàn)槭褂绵]件歸檔功能所備份的郵件可以有效地保障數(shù)據(jù)的完整性，因此也可以用于法律層面，在企業(yè)產(chǎn)生法律糾紛時(shí)可以作為重要的法庭證據(jù)。

　　現(xiàn)在你能分清什么是郵件歸檔和郵件備份了嗎?